Por Laura Ulate Pascua*

 

La Dirección General de Tributación Directa mediante la resolución R-48-2016 estableció la obligatoriedad de generar y trasmitir comprobantes electrónicos en el instante en que se concreta una transacción comercial. Adicional a lo anterior, el Ministerio de Hacienda busca con ello mejorar la recaudación de impuestos, así como contar de forma directa con la información de las ventas que realicen sus negocios.

 

En sintesis:

 

  • ¿Qué es la factura electrónica?

 

Es un comprobante electrónico que se crea cuando se venden bienes y servicios, el cual debe de ser “generado, expresado y transmitido” en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio. No es una imagen ni un scan de la factura, sino que es un archivo con un formato estándar utilizado a nivel de sistemas informáticos llamado XML.

 

  • ¿Quién debe de usarla?

 

Todos los contribuyentes que venden bienes y servicios; tanto físicos como jurídicos, y su implementacion se hará de forma paulativa de conformidad al calendario que copiamos al final de este documento.

 

  • ¿Cómo se usa?

 

De previo a iniciar, es necesario registrarse ante la Dirección General de Tributación Directa como receptor-emisor de facturas y contar con las herramientas tecnológicas para enviar las facturas.

 

  • ¿Necesito tener firma digital para utilizar la factura electrónica?

 

No precisamente. La página virtual del Ministerio de Hacienda (ATV) brinda una clave criptográfica por lo que el uso de la firma digital no es necesario. Sin embargo si usted posee firma digital y desea utilizarla, puede hacerlo

 

  • ¿Qué pasa si hay un error en la factura?

 

Para anular o corregir una factura, no se puede alterar el documento original que ya se emitió, y deben de utirlizarse dos instrumentos:

 

  1. Nota de crédito se utilizará cuando es preciso reducir el monto o la cantidad de lo facturado
  2. Nota de débito se utilizará cuando es necesario efectuar un cambio en la factura cuando se debe de aumentar el monto o la cantidad de lo facturado

 

 

  • ¿Qué pasa si el sistema falla?

 

En el momento en que los programas o el sistema que se utiliza para emitir la factura fallase, o si se va la conexión a internet, o el sistema del Ministerio de Hacienda quede inhabilitado; debe de estarse preparado y brindar soluciones.

Entre los métodos de contingencia existen las facturas físicas (emitidos por una imprenta autorizada) o sistemas computarizados que cumplan con o suguiente:

  1. Que el comprobante diga “comprobante provisional” en la parte de arriba
  2. En la parte inferir el comprobante debe de decir: “este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”
  3. Una vez habilitado el sistema, debe de enviarse la factura electrónica que ampara el comprobante

 

Si se generó la factura pero no se pudo enviar a la Dirección General de Tributación Directa, tiene un plazo de 2 días para enviar el documento a la Dirección Tributaria e indicar en el comprobante la leyenda “sin internet”

Cuando la empresa no pueda enviar de forma inmediata los archivos XML debudo a que el enlace de la la Dirección General de Tributación está fuera de servicio, se deberán almacenar los archivos y realizar el envío una vez se reestablezca el enlace

 

  • ¿Qué pasa si tengo un programa especial de contabilidad?

 

Puede subcontratar a un proveedor de la factura electrónica para que, por medio de interfases, se conecte a sus sistemas y se realicen las adaptaciones para cumplir con la normativa.

 

  • ¿Debo guardar copia de las facturas electrónicas que genero?

 

Así es, tanto de las facturas como de las notas de débito y crédito. El artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios establece la facultad de la Administración Tributaria de exigir que los contribuyentes lleven diferentes documentos contables (facturas) y que deben de conservarse hasta por 5 años; por lo que el envío de los archivos a la Dirección General de Tributación Directa no exime de esta obligación. Así las cosas, debe de tenerse claro y negociar con el proveedor la forma y plazo en que estos comprobantes serán archivados.

 

  • ¿Qué consecuencias tendré si no utilizo factura electrónica?

 

De conformidad con el numeral 85 y 86 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, se expone hasta al cierre de su negocio por reincidencia en no emisión de factura y sanciones económicas (dos salarios bases).

 

  • ¿La factura electrónica es título ejecutivo para el cobro por no pago?

 

Por supuesto, únicamente es que la persona que recibe esa facura la firme digitalmente, o bien, puede imprimirla y firmarla físicamente.

 

Calendario para factura electrónica 2018

El calendario de fechas de inicio del uso de comprobante electrónico por sectores, fue establecido por la Administración Tributaria, y estas son algunas de las actividades en las que se deberá implementar el nuevo sistema:

Sector salud

Fecha: 15 de enero 2018

Actividades: Clínicas, centros médicos y hospitales privados, oftalmología, homeopatía, psicología y servicios veterinarios.

Sector contable, financiero y administrativo

Fecha: 01 de febrero 2018

Actividades: Contadores, asesoramiento, servicios de auditoría, economistas y consultoría en administración de empresas.

Sector legal

Fecha: 01 marzo 2018

Actividades: jurídicas, bufete de abogados, notariado y asesoría legal.

Sector: Ingeniería, arquitectura e informática

Fecha: 02 de abril 2018

Actividades: Diseñadores web, reparación y mantenimiento de equipos de cómputo, dibujante arquitectónico y/o planos de construcción, topografía y arquitectura e ingeniería.

Sector: otros

Fecha: 01 de mayo 2018

Actividades: Asesoramiento técnico en construcciones y obras de ingeniería civil, profesor por cuenta propia, periodista por cuenta propia, servicios de publicidad, profesionales en salud ocupacional.

*La autora es Abogada y Especialista en Impuestos