Por Laura Ulate Pascua*

 

La Dirección General de Tributación Directa mediante la resolución R-48-2016 estableció la obligatoriedad de generar y trasmitir comprobantes electrónicos en el instante en que se concreta una transacción comercial. Adicional a lo anterior, el Ministerio de Hacienda busca con ello mejorar la recaudación de impuestos, así como contar de forma directa con la información de las ventas que realicen sus negocios.

 

En sintesis:

 

  • ¿Qué es la factura electrónica?

 

Es un comprobante electrónico que se crea cuando se venden bienes y servicios, el cual debe de ser “generado, expresado y transmitido” en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio. No es una imagen ni un scan de la factura, sino que es un archivo con un formato estándar utilizado a nivel de sistemas informáticos llamado XML.

 

  • ¿Quién debe de usarla?

 

Todos los contribuyentes que venden bienes y servicios; tanto físicos como jurídicos, y su implementacion se hará de forma paulativa de conformidad al calendario que copiamos al final de este documento.

 

  • ¿Cómo se usa?

 

De previo a iniciar, es necesario registrarse ante la Dirección General de Tributación Directa como receptor-emisor de facturas y contar con las herramientas tecnológicas para enviar las facturas.

 

  • ¿Qué pasa si hay un error en la factura?

 

Para anular o corregir una factura, no se puede alterar el documento original que ya se emitió, y deben de utirlizarse dos instrumentos:

 

  1. Nota de crédito se utilizará cuando es preciso reducir el monto o la cantidad de lo facturado
  2. Nota de débito se utilizará cuando es necesario efectuar un cambio en la factura cuando se debe de aumentar el monto o la cantidad de lo facturado

 

 

  • ¿Qué pasa si el sistema falla?

 

En el momento en que los programas o el sistema que se utiliza para emitir la factura fallase, o si se va la conexión a internet, o el sistema del Ministerio de Hacienda quede inhabilitado; debe de estarse preparado y brindar soluciones.

Entre los métodos de contingencia existen las facturas físicas (emitidos por una imprenta autorizada) o sistemas computarizados que cumplan con o suguiente:

  1. Que el comprobante diga “comprobante provisional” en la parte de arriba
  2. En la parte inferir el comprobante debe de decir: “este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”
  3. Una vez habilitado el sistema, debe de enviarse la factura electrónica que ampara el comprobante

 

Si se generó la factura pero no se pudo enviar a la Dirección General de Tributación Directa, tiene un plazo de 2 días para enviar el documento a la Dirección Tributaria e indicar en el comprobante la leyenda “sin internet”

Cuando la empresa no pueda enviar de forma inmediata los archivos XML debudo a que el enlace de la la Dirección General de Tributación está fuera de servicio, se deberán almacenar los archivos y realizar el envío una vez se reestablezca el enlace

 

  • ¿Qué pasa si tengo un programa especial de contabilidad?

 

Puede subcontratar a un proveedor de la factura electrónica para que, por medio de interfases, se conecte a sus sistemas y se realicen las adaptaciones para cumplir con la normativa.

 

  • ¿Debo guardar copia de las facturas electrónicas que genero?

 

Así es, tanto de las facturas como de las notas de débito y crédito. El artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios establece la facultad de la Administración Tributaria de exigir que los contribuyentes lleven diferentes documentos contables (facturas) y que deben de conservarse hasta por 5 años; por lo que el envío de los archivos a la Dirección General de Tributación Directa no exime de esta obligación. Así las cosas, debe de tenerse claro y negociar con el proveedor la forma y plazo en que estos comprobantes serán archivados.

 

  • ¿Qué consecuencias tendré si no utilizo factura electrónica?

 

De conformidad con el numeral 85 y 86 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, se expone hasta al cierre de su negocio por reincidencia en no emisión de factura y sanciones económicas (dos salarios bases).

 

  • ¿La factura electrónica es título ejecutivo para el cobro por no pago?

 

Por supuesto, únicamente es que la persona que recibe esa facura la firme digitalmente, o bien, puede imprimirla y firmarla físicamente.

 

Calendario para factura electrónica 2018

El calendario de fechas de inicio del uso de comprobante electrónico por sectores, fue establecido por la Administración Tributaria, y estas son algunas de las actividades en las que se deberá implementar el nuevo sistema:

Sector salud

Fecha: 15 de enero 2018

Actividades: Clínicas, centros médicos y hospitales privados, oftalmología, homeopatía, psicología y servicios veterinarios.

Sector contable, financiero y administrativo

Fecha: 01 de febrero 2018

Actividades: Contadores, asesoramiento, servicios de auditoría, economistas y consultoría en administración de empresas.

Sector legal

Fecha: 01 marzo 2018

Actividades: jurídicas, bufete de abogados, notariado y asesoría legal.

Sector: Ingeniería, arquitectura e informática

Fecha: 02 de abril 2018

Actividades: Diseñadores web, reparación y mantenimiento de equipos de cómputo, dibujante arquitectónico y/o planos de construcción, topografía y arquitectura e ingeniería.

Sector: otros

Fecha: 01 de mayo 2018

Actividades: Asesoramiento técnico en construcciones y obras de ingeniería civil, profesor por cuenta propia, periodista por cuenta propia, servicios de publicidad, profesionales en salud ocupacional.

*La autora es Abogada y Especialista en Impuestos